Hver eneste konference er forskellig, men ens for konferencer er, at det er et stort puslespil at planlægge. Hvis du skal holde konference i nærmeste fremtid, så findes en række hovedprincipper, som du bør få styr på til at skabe det bedst mulige arrangement. Det kræver stor planlægning, når du skal afholde konference for mange mennesker og naturligvis kan du ikke selv stå for hele arbejdet forinden. Husk at uddelegere opgaver og få hjælp af et team. Læs med her og få inspiration til at skabe den bedst mulige konference for de deltagende.
Tip 1: Planlæg et detaljeret budget
Kom i gang med at lave et budget for at få overblik, så dine penge ikke løber op undervejs i din planlægning. Når du skal lave budget, så skal du huske at estimerer med hvor mange der deltager til eventet. For det første er det fordelagtigt, fordi du kan holde øje med hvor mange penge der kommer ind fra dem som deltager og giver dig et bedre samlet overblik over dine indtægter og udgifter. For det andet kan du nemmere forberede, hvor mange penge du har til rådighed, hvis du vil servere mad og drikkevarer til eventet.
Tip 2: Hold en god tidsplan
Lav en god tidsplan og vær mere professionel forberedt på dit arrangement. Når du er tovholder for en konference, bør du være den første person som møder op og den sidste som tager hjem. Det er uprofessionelt at lade ens gæster vente, hvis de ankommer før dig. Stå klar og tag godt imod dine deltager, så de føler sig velkommen. Du skal også lave en realistisk tidsplan og overhold den, så dine gæster ikke bliver utålmodige undervejs. Det kan være en god idé når konferencen starter og alle gæster har sat sig, at inddrage dine gæster i dagens forløb. Så har du gæsterne mere med undervejs og sikre, at dine deltagere bedre kan koncentrere sig gennem dagen til de ting, som er vigtige.
Tip 3: Vælg den rette lokation med omhu
Hvis dit event skal blive et hit, så skal du vælge en lokation, som dine deltager kan lide og trives i. Da konference ofte er store og tager mange dagtimer, kan det være fordelagtigt at vælge konferencelokaler, som har naturområde tilknyttet. Det kan gøre du kan indlægge nogle pauser undervejs, hvor deltagerne kan være aktive og få lidt luft, så de bedre kan koncentrere sig om dagens agenda. Du skal også tænke over at vælge et lokale, som har de rette faciliteter og passer til det tema, som konference omhandler. Her bør du også finde en balance mellem stedets kvalitet og hvor lang transporttid dine gæster har til at nå derhen. Hvis dine gæster kommer lang vejs fra, kan du være en god planlægger og arrangere transport til dem, så sørger du for at alle kommer godt fra start på dagen.
